Længerevarende IT nedbrud på Udby skole 2023

Gældende for Udby skole og SFO

Situation

I tilfælde af et længerevarende IT-nedbrud følger alle enheder indenfor LAER disse overordnede retningslinjer, tilpasses den enkelte enhed efter behov.

OBS: Der laves en lokal indsatsplan for de områder/enheder, hvor det er påkrævet at have en ’backup plan’. Den lokale indsatsplan skal beskrive hvordan det sikres, at vigtige oplysninger kan tilgås i tilfælde af et længerevarende IT-nedbrud.

Ved IT-nedbrud forstås en situation, hvor kritiske systemer (såsom Aula, Tabulex/SFO Børn og personale, TEA, TRIO, Assemble/NemPlads) er utilgængelige i en længere periode, f.eks. pga. manglende forbindelse til internettet. Det er ikke muligt at tilgå eller udskrive vigtige oplysninger, såsom elektronisk dokumentation, børnelister, kontakt oplysninger (fx på forældre), oplysninger om medicinering (BSC/Undløse) o.l.

Eksempler på oplysninger der skal være tilgængelige i tilfælde af et længerevarende IT-nedbrud:

• ’Ind- og udtjekning’/overblik over tilstedeværende antal børn, som den kommunale enhed er ansvarlig for - særligt vigtigt i tilfælde af akut opståede situationer (fx brand).
• Kontakt oplysninger på forældre og nærmeste pårørende - hvordan kontaktes de f.eks. i akutte tilfælde?
• Oplysninger om medicin/medicinering i de tilfælde, hvor der er aftaler om dette.

Metoder til sikring af adgang til vigtige data (forslag):

• Fysiske udskrifter der gemmes bag ’dobbelt lås’ og opdateres med jævne mellemrum.
• Brug af en ekstern harddisk, der automatisk laver backup af relevante data.

Alarmering

Konstaterer medarbejderne et IT-nedbrud, tages der kontakt til skoleleder og administrativ leder.

Skoleleder eller administrativ leder kontakter andre skoler/institutioner i kommunen for at få et overblik over omfanget af nedbruddet.

Er det et enkelt IT-system, der ikke fungerer, kontaktes den pågældende leverandør.

Den stedlige leder kontakter nærmeste leder skoleleder.

Den stedlige eller nærmeste leder kontakter kommunens IT-afdeling telefonisk ved længerevarende IT-nedbrud; dels for at orientere om problemet, og for at finde ud af, hvor udbredt/alvorligt problemet er, og om det kan afhjælpes centralt fra.

Ved behov for akut, kritisk IT-hjælp og/eller orientering af kommunens IT-afdeling i tilfælde af nedbrud ringes på 72 36 43 77 eller der skrives til isikkerhed@holb.dk

IT-vagten/Vagttelefonen kan kontaktes ved nedbrud på kritiske IT-systemer udenfor normal arbejdstid på 72 36 12 34.

It-vagten/Vagttelefonen omfatter udelukkende kritisk IT f.eks. fejl eller nedbrud på:

• Fiberforbindelser
• Telefoniplatform
• Netværk
• Office365 (generelt).

Opgaver

• Forsøg at afdække årsager til og omfanget af problemet.
• Prioriter ressourcerne så de kritiske funktioner kan varetages [Pasning af børn op til 3. klasse samt opretholdelse af sikkerhed og tryghed for børn og unge – også i krisesituationer].
• Børn/unge med særlige behov skal sikres – fx ift. vigtig medicin.

Handling

Enhederne bør overveje følgende:

• Hvordan tilgås /indhentes nødvendige oplysninger om børnene/de unge, når/hvis kritiske systemer er ’nede’? 
• Overblik over børnene – hvordan?
• Adgang til kontakt oplysninger og anden vigtig information om børn og forældre – hvordan?
• Medicinhåndtering – hvordan sikres adgangen til disse oplysninger? 

Ledelse og organisation

Alle enheder/arbejdspladser udpeger en lokal krisestab (Ledelse og AMR). Krisestaben består af navngivne personer fra ledelsen og kontakt information. Se Delplan for Læring og Trivsel for uddybelse af rollerne.  

• Den stedlige leder eller dennes nærmeste skoleleder koordinerer indsatsen - evt. i samarbejde med kommunens IT-afdeling.
• Den stedlige leder sørger for at holde medarbejderne orienteret.
• I tilfælde af længerevarende IT-nedbrud der berører hele eller større dele af kommunen: Skoleleder informerer chef for Læring og Trivsel, Karina Møller, som vurderer om Læring og Trivsels centrale krisestab skal aktiveres.

Bemanding og udstyr

Skoleleder leder vurderer behovet for ekstra bemanding, - fx ved behov for udførelse af flere ’manuelle’ opgaver grundet manglende adgang til fagsystemer e.l.

Hvilket udstyr der skal anvendes til sikring af kritiske data besluttes lokalt og nedfældes i en lokal indsatsplan.

Kommunikation

Se afsnit om ’Alarmering’

Skoleleder eller stedlige leder:

• Varetager informeringen af og formidlingen til medarbejdere og forældre.
• Varetager efter behov information og kommunikation til/med systemleverandører, kommunens IT-afdeling og den centrale krisestab.

Ved nedbrud der berører hele/større dele af kommunen sørger den centrale krisestab for orientering af relevante samarbejdspartnere (at elektronisk information ikke kan sendes og modtages).

Kontakt oplysninger

Kontakt oplysninger på:

• Skoleleder: Ib Krogh, 72 36 63 99
• Stedlige ledere: Dorte Kold Thomsen 72 36 63 37 og Gitte Olsen 72 36 95 75
• Kommunens IT-afdeling: 72 36 43 77/ isikkerhed@holb.dk. Udenfor alm. arbejdstid: 72 36 12 34.
• Chef for Læring og Trivsel, Karina Møller: 72 36 20 62, kmoll@holb.dk
• Alternativt leder af Fagcenter for Læring og Trivsel, Lasse Sømmergaard: 72 36 36 73, lasso@holb.dk

Evt. andre vigtige opmærksomhedspunkter

Opbevaring af personfølsomme oplysninger i tilfælde af fysiske udskrifter mv., brug af harddisk, USB osv. [GDPR]

’Dobbeltlås-princippet’. (fysiske dokumenter låses inde i et skab i et aflåst rum).

Oprettelse/revision

Denne indsatsplan er opdateret af Tina Teglers den 260923